Personuppgiftsbiträdesavtal

1. Roller och omfattning

När du sätter oss som kopia på en offert du skickar, eller när kunden svarar på en, är personuppgifterna i den korrespondensen dina: du bestämmer varför och hur de behandlas. Enligt GDPR är du personuppgiftsansvarig och vi personuppgiftsbiträde. Detsamma gäller förfrågningar som når oss från widgeten eller en ansluten kanal.

Det här avtalet omfattar endast den behandlingen. Uppgifter om ditt eget konto och dina kollegor, som vi behandlar för våra egna ändamål, omfattas av vår integritetspolicy, där vi i stället är personuppgiftsansvariga.

2. Korrespondens i ditt namn

Du instruerar oss att korrespondera med dina kunder i ditt namn. Den instruktionen är begränsad till det du slår på, och till följande:

• vi skriver endast om en offert du skickat till oss, endast till den adress du skickade den till, och endast inom den tråd som offerten redan hör till;
• tidsplanen och tonen är de du godkände när din arbetsyta sattes upp, och du kan ändra eller stoppa dem när som helst;
• i läget Review skickas ingenting förrän du godkänt det. I läget Auto går meddelanden ut utan föregående godkännande och du får en kopia av vart och ett;
• vi förhandlar inte, kommer inte överens om pris, ändrar inte arbetets omfattning och ger inga råd som kräver yrkesbehörighet. Allt sådant lämnas över till dig och vi slutar skriva;
• vi slutar omedelbart om du själv skriver i tråden, om offerten accepteras eller dras tillbaka, eller om mottagaren ber att inte bli kontaktad igen.

3. Föremål, varaktighet, art och ändamål

Art och föremål: ta emot de offerter du kopierar till oss, läsa ut arbetsbeskrivning, belopp och datum ur dem, planera och skicka uppföljande meddelanden i ditt namn, besvara en mottagares frågor utifrån den kunskapsbas du tillhandahåller, och registrera utfallet samt — när mottagaren anger ett — skälet till att en offert avböjdes. Om du använder den delade inkorgen omfattar det också drift, lagring, överföring och visning av samtal och kontaktuppgifter, leverans av aviseringar, och — endast om du slår på dem — AI-förslag på svar, autonoma svar och indexering av kunskapsbasen.

Ändamål: att tillhandahålla Lavenity-tjänsten till dig enligt användarvillkoren, och ingenting annat. Vi säljer inte personuppgifter, och vi använder inte innehållet i dina offerter eller samtal för att träna egna modeller.

Varaktighet: så länge din arbetsyta finns, plus den period som beskrivs i avsnitt 10.

4. Kategorier av uppgifter och registrerade

Registrerade är de kunder du offererar till och korresponderar med, de besökare som kontaktar dig, och de kollegor som använder din arbetsyta. Personuppgifterna omfattar:

• identifierare och kontaktuppgifter — namn, e-postadress, telefonnummer där det anges, och identifierare från anslutna kanaler;
• offert- och uppdragsuppgifter — beskrivningen av arbetet, beloppet, datumen, och adressen till den fastighet där arbetet ska utföras;
• innehållet i korrespondensen — offerten du skickade, meddelandena som skickats i ditt namn, mottagarens svar, bilagor och interna anteckningar;
• utfallsuppgifter — om en offert accepterades eller avböjdes, och skälet som angavs för att avböja;
• tekniska uppgifter — IP-adress, information om webbläsare och enhet, sidans URL och tidsstämplar;
• alla andra personuppgifter du väljer att skicka oss genom att sätta oss som kopia på ett e-postmeddelande, eller via widgeten, API:et eller en ansluten kanal.

5. Våra skyldigheter

Som ditt personuppgiftsbiträde åtar vi oss att:

• vi behandlar personuppgifter endast enligt dina dokumenterade instruktioner — användarvillkoren, det här avtalet och de inställningar du väljer i produkten utgör tillsammans dessa instruktioner. Om en lag kräver att vi behandlar på annat sätt underrättar vi dig innan vi gör det, såvida inte lagen förbjuder det;
• alla som vi ger åtkomst till uppgifterna omfattas av tystnadsplikt;
• vi upprätthåller de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs enligt artikel 32 GDPR — kryptering under överföring, åtkomstkontroll, isolering av widgeten, signerade tokens och hastighetsbegränsning;
• vi för register över varje meddelande som skickats i ditt namn och gör det tillgängligt för dig;
• vi säger till om en instruktion från dig enligt vår bedömning strider mot dataskyddslagstiftningen.

6. Underbiträden

Du lämnar ett allmänt godkännande för oss att anlita de underbiträden som anges nedan. Vart och ett är bundet av dataskyddsskyldigheter som inte är mindre skyddande än de i det här avtalet, och vi förblir fullt ansvariga gentemot dig för deras arbete.

Vi meddelar dig innan vi lägger till eller byter ut ett underbiträde. Du kan invända på rimliga dataskyddsgrunder, och om vi inte kan lösa invändningen kan du sluta använda den berörda delen av tjänsten och säga upp den.

• Hetzner Online GmbH (Tyskland) — drift, databaser och fillagring.
• Supabase — autentisering av dina kollegors konton.
• OpenAI — utformning av de uppföljande meddelanden som skickas i ditt namn, svar på mottagares frågor utifrån din kunskapsbas, AI-förslag på svar och indexering av kunskapsbasen. Anlitas endast för arbetsytor som slår på AI-funktioner; innehåll som skickas genom deras API används inte för att träna deras modeller.
• Purelymail — leverans av de uppföljande meddelanden vi skickar i ditt namn, samt av aviserings- och inbjudningsmejl.
• Paddle — betalning, fakturering och återbetalning för din prenumeration. Paddle tar endast emot faktureringsuppgifter, aldrig innehåll från offerter eller samtal.

7. Överföringar till tredjeland

Drift, databaser och fillagring finns inom Europeiska unionen.

Vi är etablerade i Ukraina, för vilket Europeiska kommissionen inte har antagit något beslut om adekvat skyddsnivå, och vissa underbiträden verkar utanför EES. Dessa överföringar omfattas av Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler tillsammans med kryptering under överföring och i vila.

8. Stöd till dig vid de registrerades rättigheter

Om en registrerad begär åtkomst, rättelse, radering, begränsning, invändning eller dataportabilitet av dig, bistår vi dig med att svara, med hänsyn till behandlingens art och den information vi har tillgång till. Skriv till privacy@lavenity.com så agerar vi utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter i tid för din egen enmånadsfrist.

Produkten erbjuder för närvarande ingen självbetjäning för export eller radering av offerter, samtal och kontakter, så dessa begäranden utförs av oss på din skriftliga instruktion.

Om en registrerad vänder sig direkt till oss om uppgifter vi har för din räkning svarar vi inte i ditt ställe — vi hänvisar dem till dig och meddelar dig.

9. Personuppgiftsincidenter

Om vi får kännedom om en personuppgiftsincident som rör personuppgifter vi behandlar för din räkning underrättar vi dig utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter inom 48 timmar från det att vi fick kännedom om den. Underrättelsen beskriver vad som hänt, kategorierna och det ungefärliga antalet berörda poster, de sannolika följderna och de åtgärder som vidtagits, så att du kan fullgöra dina egna skyldigheter enligt artiklarna 33 och 34 GDPR.

10. Radering och återlämnande av uppgifter

Du kan när som helst instruera oss att radera eller återlämna de personuppgifter vi behandlar för din räkning, och vi gör det inom 30 dagar från begäran.

När din arbetsyta avslutas raderar vi dessa personuppgifter inom 30 dagar, utom där en lag kräver att vi behåller dem — fakturerings- och skatteunderlag är det vanliga fallet. Före radering, och på begäran, återlämnar vi uppgifterna i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.

Raderade uppgifter kan finnas kvar i krypterade säkerhetskopior till dess att dessa roteras ut. Vi återställer inte raderade uppgifter från en säkerhetskopia annat än för att återhämta oss från en incident.

11. Granskning, företräde och ändringar

På rimlig skriftlig begäran — högst en gång om året, om inte en tillsynsmyndighet kräver annat eller en incident har inträffat — tillhandahåller vi den information som behövs för att visa efterlevnad av artikel 28 GDPR, och där det inte räcker tillåter vi en granskning av dig eller av en oberoende granskare som omfattas av tystnadsplikt, upplagd så att tjänsten inte störs.

Om det här avtalet och användarvillkoren strider mot varandra i fråga om behandling av personuppgifter för din räkning, har det här avtalet företräde. Vi kan komma att uppdatera det och lämnar besked i förväg vid väsentliga ändringar; den aktuella versionen finns alltid på den här sidan.

Den engelska versionen av det här avtalet är den gällande. Översättningar på webbplatsens övriga språkutgåvor tillhandahålls endast för att underlätta läsningen.

Kontakt

Frågor om personuppgifter: privacy@lavenity.com

Fakturering och support: support@lavenity.com