Угода про обробку персональних даних

1. Роли та обсяг

Коли ви ставите нас у копію надісланої пропозиції або клієнт на неї відповідає, персональні дані в цьому листуванні — ваші: ви вирішуєте, чому і як вони обробляються. За GDPR ви контролер, ми обробник. Те саме стосується звернень, що надходять через віджет або підключений канал.

Ця Угода покриває лише таку обробку. Дані вашого власного акаунта й ваших колег, які ми обробляємо для власних цілей, покриває наша Політика приватності, де ми діємо як контролер.

2. Листування від вашого імені

Ви доручаєте нам листуватися з вашими клієнтами від вашого імені. Це доручення обмежене тим, що ви увімкнули, і таким:

• ми пишемо лише про пропозицію, яку ви нам надіслали, лише на ту адресу, куди ви її надіслали, і лише в тому треді, до якого ця пропозиція вже належить;
• розклад і тон — ті, які ви погодили при налаштуванні робочого простору; ви можете змінити або спинити їх будь-коли;
• у режимі Review нічого не надсилається, доки ви не підтвердите. У режимі Auto повідомлення виходять без попереднього підтвердження, і ви отримуєте копію кожного;
• ми не торгуємось, не узгоджуємо ціну, не змінюємо обсяг робіт і не даємо порад, що вимагають фахової кваліфікації. Усе такого роду передається вам, і ми припиняємо писати;
• ми спиняємось негайно, якщо ви самі написали в тред, якщо пропозицію прийнято чи відкликано, або якщо отримувач попросив більше не писати.

3. Предмет, тривалість, характер і мета

Характер і предмет: отримання пропозицій, які ви ставите нам у копію, вичитування з них опису робіт, суми й дат, планування й надсилання повідомлень-дотиків від вашого імені, відповіді на питання отримувача з наданої вами бази знань, а також фіксація результату і — якщо отримувач його назве — причини відмови. Якщо ви користуєтесь спільним інбоксом, це також покриває хостинг, зберігання, передачу й відображення розмов і контактних записів, доставку повідомлень і — лише якщо ви їх увімкнули — AI-підказки для відповідей, автономні відповіді та індексацію бази знань.

Мета: надання вам сервісу Lavenity за Умовами обслуговування, і ніщо інше. Ми не продаємо персональні дані й не використовуємо вміст ваших пропозицій чи розмов для навчання власних моделей.

Тривалість: доки існує ваш робочий простір, плюс період, описаний у розділі 10.

4. Категорії даних і суб’єктів

Суб’єкти даних — клієнти, яким ви надсилаєте пропозиції й з якими листуєтесь, відвідувачі, що до вас звертаються, і колеги, що працюють у вашому просторі. Персональні дані охоплюють:

• ідентифікатори й контактні дані — імʼя, email, телефон за наявності та ідентифікатори з підключених каналів;
• деталі пропозиції та роботи — опис робіт, суму, дати й адресу обʼєкта, де виконуються роботи;
• вміст листування — надіслану вами пропозицію, повідомлення від вашого імені, відповіді отримувача, вкладення та внутрішні примітки;
• дані про результат — прийнято чи відмовлено, і названу причину відмови;
• технічні дані — IP-адресу, дані браузера й пристрою, URL сторінки та часові позначки;
• будь-які інші персональні дані, які ви надсилаєте нам, ставлячи нас у копію листа, або через віджет, API чи підключений канал.

5. Наші зобов’язання

Як ваш обробник ми зобов’язуємось, що:

• ми обробляємо персональні дані лише за вашими задокументованими вказівками — Умови обслуговування, ця Угода й вибрані вами налаштування в продукті разом становлять ці вказівки. Якщо закон вимагає іншої обробки, ми повідомимо вас до неї, якщо цей закон цього не забороняє;
• усі, кому ми надаємо доступ до даних, зв’язані обов’язком конфіденційності;
• ми підтримуємо технічні й організаційні заходи, потрібні за статтею 32 GDPR — шифрування в передачі, контроль доступу, ізоляцію віджета, підписані токени й обмеження частоти запитів;
• ми ведемо запис кожного повідомлення, надісланого від вашого імені, і надаємо його вам;
• ми повідомимо вас, якщо, на нашу думку, ваша вказівка порушує законодавство про захист даних.

6. Субобробники

Ви надаєте загальний дозвіл на залучення перелічених нижче субобробників. Кожен зв’язаний зобов’язаннями щодо захисту даних, не менш захисними за ті, що в цій Угоді, і ми повністю відповідаємо перед вами за їхню роботу.

Ми повідомимо вас до додавання або заміни субобробника. Ви можете заперечити з обґрунтованих підстав захисту даних, і якщо ми не зможемо вирішити заперечення, ви можете припинити користуватися відповідною частиною сервісу й розірвати договір.

• Hetzner Online GmbH (Німеччина) — хостинг, бази даних і файлове сховище.
• Supabase — автентифікація акаунтів ваших колег.
• OpenAI — складання повідомлень-дотиків від вашого імені, відповіді на питання отримувачів з вашої бази знань, AI-підказки та індексація бази знань. Залучається лише для просторів, де AI-функції увімкнені; вміст, надісланий через їхній API, не використовується для навчання їхніх моделей.
• Purelymail — доставка повідомлень-дотиків, які ми надсилаємо від вашого імені, а також службових листів і запрошень.
• Paddle — оплата, виставлення рахунків і повернення за вашу підписку. Paddle отримує лише платіжні дані, ніколи не вміст пропозицій чи розмов.

7. Міжнародні передачі

Хостинг, бази даних і файлове сховище розташовані в Європейському Союзі.

Ми зареєстровані в Україні, щодо якої Європейська Комісія не ухвалила рішення про адекватність, і частина субобробників працює за межами ЄЕЗ. Ці передачі покриті Стандартними договірними положеннями Європейської Комісії разом із шифруванням у передачі та у стані спокою.

8. Допомога з правами суб’єктів даних

Якщо суб’єкт даних звертається до вас щодо доступу, виправлення, видалення, обмеження, заперечення чи перенесення, ми допоможемо вам відповісти, враховуючи характер обробки й доступну нам інформацію. Напишіть на privacy@lavenity.com, і ми діятимемо без невиправданої затримки та в будь-якому разі вчасно для вашого власного місячного строку.

Продукт поки не надає самообслуговуваного експорту чи видалення пропозицій, розмов і контактів, тому ці запити виконуємо ми за вашою письмовою вказівкою.

Якщо суб’єкт даних звернеться безпосередньо до нас щодо даних, які ми зберігаємо від вашого імені, ми не відповідатимемо за вас — ми скажемо йому звернутися до вас і повідомимо вас.

9. Порушення захисту персональних даних

Якщо нам стане відомо про порушення захисту персональних даних, що впливає на дані, які ми обробляємо для вас, ми повідомимо вас без невиправданої затримки й у будь-якому разі протягом 48 годин з моменту, коли дізналися. Повідомлення описуватиме, що сталося, категорії та приблизну кількість відповідних записів, ймовірні наслідки та вжиті заходи, щоб ви могли виконати власні обов’язки за статтями 33 і 34 GDPR.

10. Видалення й повернення даних

Ви можете будь-коли дати нам вказівку видалити або повернути персональні дані, які ми обробляємо для вас, і ми зробимо це протягом 30 днів після запиту.

Коли ваш робочий простір закривається, ми видаляємо ці персональні дані протягом 30 днів, окрім випадків, коли закон вимагає їх зберігати — зазвичай це платіжні й податкові записи. Перед видаленням і на запит ми повернемо дані у структурованому, загальновживаному, машинозчитуваному форматі.

Видалені дані можуть зберігатися в зашифрованих резервних копіях, доки ці копії не виведуть з обігу. Ми не відновлюємо видалені дані з резервної копії, окрім відновлення після інциденту.

11. Аудити, переважна сила й зміни

На обґрунтований письмовий запит — не частіше разу на рік, якщо наглядовий орган не вимагає інакше або не відбулося порушення — ми надамо інформацію, потрібну для підтвердження відповідності статті 28 GDPR, а якщо цього недостатньо, дозволимо аудит вами або незалежним аудитором, зв’язаним конфіденційністю, організований так, щоб не порушувати роботу сервісу.

Якщо ця Угода й Умови обслуговування суперечать одна одній щодо обробки персональних даних від вашого імені, переважну силу має ця Угода. Ми можемо її оновлювати й заздалегідь повідомимо про суттєві зміни; поточна версія завжди на цій сторінці.

Переважну силу має англомовна версія цієї Угоди. Переклади в інших мовних редакціях цього сайту надані лише для зручності.

Контакти

Питання щодо конфіденційності: privacy@lavenity.com

Оплата та підтримка: support@lavenity.com