Datenverarbeitungsvereinbarung

1. Rollen und Umfang

Wenn Sie uns bei einem Angebot in Kopie setzen oder der Kunde darauf antwortet, sind die personenbezogenen Daten in dieser Korrespondenz Ihre: Sie entscheiden, warum und wie sie verarbeitet werden. Nach der DSGVO sind Sie der Verantwortliche und wir der Auftragsverarbeiter. Dasselbe gilt für Anfragen, die über das Widget oder einen verbundenen Kanal bei uns eingehen.

Diese Vereinbarung deckt nur diese Verarbeitung ab. Daten Ihres eigenen Kontos und Ihrer Teammitglieder, die wir für eigene Zwecke verarbeiten, deckt unsere Datenschutzerklärung ab, in der wir selbst Verantwortlicher sind.

2. Korrespondenz in Ihrem Namen

Sie beauftragen uns, in Ihrem Namen mit Ihren Kunden zu korrespondieren. Dieser Auftrag ist auf das beschränkt, was Sie aktivieren, und auf Folgendes:

• wir schreiben nur über ein Angebot, das Sie uns gesendet haben, nur an die Adresse, an die Sie es gesendet haben, und nur innerhalb des Threads, zu dem dieses Angebot bereits gehört;
• Zeitplan und Tonfall sind die, die Sie bei der Einrichtung Ihres Arbeitsbereichs freigegeben haben; Sie können sie jederzeit ändern oder anhalten;
• im Review-Modus wird nichts gesendet, bevor Sie es freigeben. Im Auto-Modus gehen Nachrichten ohne vorherige Freigabe hinaus und Sie erhalten von jeder eine Kopie;
• wir verhandeln nicht, vereinbaren keinen Preis, ändern den Leistungsumfang nicht und geben keine Auskünfte, die eine handwerkliche Qualifikation erfordern. Alles dieser Art wird an Sie weitergegeben und wir schreiben nicht weiter;
• wir hören sofort auf, wenn Sie selbst in den Thread schreiben, wenn das Angebot angenommen oder zurückgezogen wird, oder wenn der Empfänger bittet, nicht mehr kontaktiert zu werden.

3. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck

Art und Gegenstand: Empfang der Angebote, bei denen Sie uns in Kopie setzen, Auslesen von Leistungsbeschreibung, Betrag und Terminen daraus, Planung und Versand von Nachfass-Nachrichten in Ihrem Namen, Beantwortung von Fragen des Empfängers aus der von Ihnen bereitgestellten Wissensbasis sowie Erfassung des Ergebnisses und — sofern der Empfänger einen nennt — des Grundes einer Ablehnung. Wenn Sie den gemeinsamen Posteingang nutzen, umfasst dies zusätzlich Hosting, Speicherung, Übertragung und Anzeige von Konversationen und Kontaktdaten, den Versand von Benachrichtigungen und — nur wenn Sie sie aktivieren — KI-Antwortvorschläge, autonome Antworten und die Indexierung der Wissensbasis.

Zweck: die Bereitstellung des Lavenity-Dienstes für Sie nach den Nutzungsbedingungen, und nichts anderes. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen den Inhalt Ihrer Angebote oder Konversationen nicht, um eigene Modelle zu trainieren.

Dauer: solange Ihr Arbeitsbereich besteht, zuzüglich des in Abschnitt 10 beschriebenen Zeitraums.

4. Datenkategorien und betroffene Personen

Betroffene Personen sind die Kunden, denen Sie Angebote senden und mit denen Sie korrespondieren, die Besucher, die Sie kontaktieren, und die Teammitglieder, die Ihren Arbeitsbereich nutzen. Die personenbezogenen Daten umfassen:

• Kennungen und Kontaktdaten — Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sofern angegeben, und Kennungen aus verbundenen Kanälen;
• Angebots- und Auftragsdaten — Leistungsbeschreibung, Betrag, Termine und die Adresse des Objekts, an dem die Arbeiten ausgeführt werden;
• Korrespondenzinhalte — das von Ihnen gesendete Angebot, die in Ihrem Namen gesendeten Nachrichten, die Antworten des Empfängers, Anhänge und interne Notizen;
• Ergebnisdaten — ob ein Angebot angenommen oder abgelehnt wurde, und der genannte Ablehnungsgrund;
• technische Daten — IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Seiten-URL und Zeitstempel;
• alle weiteren personenbezogenen Daten, die Sie uns senden, indem Sie uns bei einer E-Mail in Kopie setzen oder über das Widget, die API oder einen verbundenen Kanal.

5. Unsere Pflichten

Als Ihr Auftragsverarbeiter verpflichten wir uns, dass:

• wir personenbezogene Daten nur auf Ihre dokumentierten Weisungen verarbeiten — die Nutzungsbedingungen, diese Vereinbarung und die von Ihnen im Produkt gewählten Einstellungen bilden zusammen diese Weisungen. Verlangt ein Gesetz eine andere Verarbeitung, teilen wir Ihnen das vorher mit, sofern dieses Gesetz es nicht verbietet;
• alle, denen wir Zugang zu den Daten gewähren, zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;
• wir die nach Artikel 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen aufrechterhalten — Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugangskontrolle, Isolierung des Widgets, signierte Tokens und Ratenbegrenzung;
• wir jede in Ihrem Namen gesendete Nachricht protokollieren und Ihnen zur Verfügung stellen;
• wir Ihnen mitteilen, wenn eine Weisung von Ihnen nach unserer Auffassung gegen das Datenschutzrecht verstößt.

6. Unterauftragsverarbeiter

Sie erteilen die allgemeine Genehmigung, die unten aufgeführten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Jeder ist an Datenschutzpflichten gebunden, die nicht weniger schützend sind als die dieser Vereinbarung, und wir bleiben Ihnen gegenüber für deren Leistung voll verantwortlich.

Wir informieren Sie, bevor wir einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen oder ersetzen. Sie können aus berechtigten Datenschutzgründen widersprechen; können wir den Widerspruch nicht beheben, dürfen Sie den betroffenen Teil des Dienstes einstellen und kündigen.

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Hosting, Datenbanken und Dateispeicher.
• Supabase — Authentifizierung der Konten Ihrer Teammitglieder.
• OpenAI — Erstellung der in Ihrem Namen gesendeten Nachfass-Nachrichten, Beantwortung von Empfängerfragen aus Ihrer Wissensbasis, KI-Antwortvorschläge und Indexierung der Wissensbasis. Nur für Arbeitsbereiche eingesetzt, in denen KI-Funktionen aktiviert sind; über deren API gesendete Inhalte werden nicht zum Training ihrer Modelle verwendet.
• Purelymail — Versand der Nachfass-Nachrichten, die wir in Ihrem Namen senden, sowie von Benachrichtigungs- und Einladungs-E-Mails.
• Paddle — Zahlung, Rechnungsstellung und Rückerstattungen für Ihr Abonnement. Paddle erhält nur Abrechnungsdaten, niemals Angebots- oder Konversationsinhalte.

7. Internationale Übermittlungen

Hosting, Datenbanken und Dateispeicher befinden sich in der Europäischen Union.

Wir sind in der Ukraine ansässig, für die die Europäische Kommission keinen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat, und einige Unterauftragsverarbeiter arbeiten außerhalb des EWR. Diese Übermittlungen sind durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission zusammen mit Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand abgedeckt.

8. Unterstützung bei Betroffenenrechten

Verlangt eine betroffene Person von Ihnen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch oder Datenübertragbarkeit, unterstützen wir Sie bei der Beantwortung, unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der uns verfügbaren Informationen. Schreiben Sie an privacy@lavenity.com; wir handeln ohne unangemessene Verzögerung und jedenfalls rechtzeitig für Ihre eigene Monatsfrist.

Das Produkt bietet derzeit keinen Selbstbedienungs-Export oder -Löschung von Angeboten, Konversationen und Kontakten; diese Anfragen führen wir auf Ihre schriftliche Weisung aus.

Wendet sich eine betroffene Person direkt an uns wegen Daten, die wir für Sie halten, antworten wir nicht für Sie — wir verweisen sie an Sie und informieren Sie.

9. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Werden wir uns einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bewusst, die von uns für Sie verarbeitete Daten betrifft, benachrichtigen wir Sie ohne unangemessene Verzögerung und jedenfalls innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnisnahme. Die Meldung beschreibt, was geschehen ist, die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen und die getroffenen Maßnahmen, damit Sie Ihre eigenen Pflichten nach Artikeln 33 und 34 DSGVO erfüllen können.

10. Löschung und Rückgabe von Daten

Sie können uns jederzeit anweisen, die für Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben; wir tun das innerhalb von 30 Tagen nach der Anfrage.

Wird Ihr Arbeitsbereich geschlossen, löschen wir diese personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen, außer wo ein Gesetz uns zur Aufbewahrung verpflichtet — in der Regel Abrechnungs- und Steuerunterlagen. Vor der Löschung und auf Anfrage geben wir die Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zurück.

Gelöschte Daten können in verschlüsselten Backups verbleiben, bis diese Backups aus dem Umlauf genommen werden. Wir stellen gelöschte Daten nicht aus einem Backup wieder her, außer zur Behebung eines Vorfalls.

11. Audits, Vorrang und Änderungen

Auf angemessene schriftliche Anfrage — höchstens einmal jährlich, sofern nicht eine Aufsichtsbehörde etwas anderes verlangt oder eine Verletzung eingetreten ist — stellen wir die Informationen bereit, die zum Nachweis der Einhaltung von Artikel 28 DSGVO erforderlich sind; ist das nicht ausreichend, ermöglichen wir ein Audit durch Sie oder einen zur Vertraulichkeit verpflichteten unabhängigen Prüfer, so terminiert, dass der Dienst nicht gestört wird.

Widersprechen sich diese Vereinbarung und die Nutzungsbedingungen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrem Auftrag, hat diese Vereinbarung Vorrang. Wir können sie aktualisieren und kündigen wesentliche Änderungen vorab an; die aktuelle Fassung steht stets auf dieser Seite.

Maßgeblich ist die englische Fassung dieser Vereinbarung. Übersetzungen in den anderen Sprachausgaben dieser Website dienen nur der Bequemlichkeit.

Kontakt

Fragen zum Datenschutz: privacy@lavenity.com

Abrechnung und Support: support@lavenity.com