Versprechen Sie nur Termine, die Sie auch halten können.
Lavenity berechnet freie Zeiten aus Arbeitsplänen, Qualifikationen, Einsatzgebieten und Fahrzeitpuffern. Während der Kunde entscheidet, wird der Termin kurz reserviert. Bei der Bestätigung prüft das System alles noch einmal und verhindert so Doppelbuchungen – auch wenn zwei Anfragen gleichzeitig eintreffen.
Di 14
08:0011:30Mi 15
09:0013:0015:30Do 16
10:00Seit 09:41 reserviert – wird ohne Bestätigung wieder freigegeben
Mo
Di
Mi
Do
Fr
Gebuchte BesucheExtern belegt
Freie Termine kommen aus dem Kalender, nicht aus dem Sprachmodell.
Der folgenreichste Fehler einer KI-Buchung ist ein Termin, der in Wirklichkeit nie frei war. Deshalb rät Ven nicht. Lavenity gleicht Arbeitszeiten und Abwesenheiten mit Qualifikationen, Einsatzgebieten sowie den Puffern vor und nach jedem Besuch ab. Nur was diese Prüfung besteht, darf dem Kunden angeboten werden.
Wählt der Kunde einen Termin, wird er bis zu einem festen Zeitpunkt reserviert. Bei der endgültigen Bestätigung prüft Lavenity Reservierung, Anfrageversion und Verfügbarkeit erneut. Antwortet der Kunde zu spät, verfällt die Reservierung – nicht der Vormittag eines anderen Kunden.
Ihre Einsatzregeln – direkt in der Terminfindung
Termine, die auch in der Praxis funktionieren
Bevor eine Uhrzeit erscheint, prüft Lavenity Qualifikation, Einsatzgebiet und Puffer des jeweiligen Mitarbeiters. Wer die Aufgabe nicht übernehmen kann oder die Postleitzahl nicht anfährt, wird gar nicht erst vorgeschlagen.
Di 14
08:0011:30Mi 15
09:0013:0015:30Do 16
10:00Seit 09:41 reserviert – wird ohne Bestätigung wieder freigegeben
Sie legen Arbeitszeiten, Gebiete und Notfallregeln fest
Arbeitszeiten werden mit der richtigen Zeitzone gespeichert, Einsatzgebiete anhand der tatsächlich bedienten Postleitzahlen. Was nachts als Notfall gilt, entscheidet Ihre schriftliche Regel – nicht das Bauchgefühl eines Modells.
- ArbeitszeitenMo–Fr 07:00–17:00 · Europa/Berlin
- Servicezonen10115–10999, 12043–12059
- NotfallAußerhalb der Geschäftszeiten → direkt zu einem Menschen
- Buchbare Leistungen2 von 9 erlaubt
Reservierungen, die sich selbst freigeben
Wird eine Vormerkung nicht bestätigt, läuft sie automatisch ab. So blockiert ein unentschlossener Kunde keinen ganzen Vormittag.
Fahr- und Nachbereitungszeit ist mitgerechnet
Puffer vor und nach dem Einsatz gehören fest zum Termin. Sie verschwinden nicht irgendwo zwischen zwei Kunden aus dem Tagesplan.
Außerhalb des Einsatzgebiets bleibt eine bewusste Ausnahme
Liegt eine Adresse außerhalb der hinterlegten Zone, weist die Terminwahl darauf hin. Ihr Team kann dann bewusst entscheiden, statt die zusätzliche Fahrt zu übersehen.
Zweimal geklickt, trotzdem nur einmal gebucht
Ob die Bestätigung wiederholt oder gleichzeitig ausgelöst wird: Es entsteht genau ein Termin. Dieses Verhalten wird gegen eine echte Postgres-Datenbank getestet.
Suchen, halten, bestätigen
Drei klar getrennte Schritte sorgen dafür, dass selbst eine verspätete oder doppelte Nachricht den Kalender nicht durcheinanderbringt.
- 01
Die Suche liefert echte freie Termine
Die Abfrage verändert noch nichts und lässt sich beliebig wiederholen. Ob ein Teammitglied oder eine Integration sucht, das Ergebnis folgt denselben Regeln.
- 02
Der gewählte Termin wird kurz reserviert
Die Vormerkung hat einen festen Ablaufzeitpunkt. Sie hält den Termin frei, solange der Kunde entscheidet, und gibt ihn automatisch wieder frei, wenn keine Bestätigung kommt.
- 03
Mit der Bestätigung wird alles gemeinsam gespeichert
Termin, Auftrag und ausgehende Bestätigung entstehen in einem Schritt. Selbst wenn ein Prozess neu startet, bleibt keine halb fertige Buchung zurück.
Den verlässlichsten Schutz vor Doppelbuchungen setzt die Datenbank selbst durch.
Treffen zwei Bestätigungen in derselben Millisekunde ein, reicht eine vorherige Prüfung im Anwendungscode nicht aus. Deshalb liegt die letzte Garantie in der Datenbank – dort, wo parallele Zugriffe nicht aneinander vorbeikommen. Integrationstests lösen genau diesen Fall gegen eine echte Postgres-Datenbank aus.
Ein übersichtlicher Einsatzkalender
Sie sehen Kundenbesuche, reservierte Zeiten und die freien Lücken dazwischen auf einen Blick.
Ein festgelegter Weg für Notfälle
Außerhalb der Geschäftszeiten folgt Ven Ihrer Notfallregel und übergibt bei Bedarf direkt an einen Menschen.
Absagen räumen den Kalender sauber auf
Wird ein Termin abgesagt, gibt Lavenity die Zeit wieder frei und zieht noch nicht begonnene Aufträge zurück.
Nennen Sie einen konkreten Termin statt eines vagen Rückrufzeitpunkts
Legen Sie eine Leistung und die verfügbaren Mitarbeiter an. Danach kann der Kalender passende Termine vorschlagen.