Skil stadfesta avslagsgrunnar frå ubesvarte tilbod, slik at forbetringar av tilbod og oppfølging byggjer på faktiske kundeavgjerder.
Skil avslag frå stille
Eit avslag og eit ubesvart tilbod er forskjellige resultat. Ein kunde som seier at ein annan leverandør vart vald, har meldt ei avgjerd. Ein kunde som ikkje svarar, har ikkje gitt ei grunngiving. Hald desse tilstandane skilde. Elles kan eit tilsynelatande prisproblem skildre samtalar der ingen stadfesta mottak av dokumentet eller spurde når kunden ville bestemme seg.
Bruk faste grunnar
Bruk få og tydelege kategoriar: budsjett, tidspunkt, feil omfang, annan leverandør, arbeid ikkje lenger naudsynt eller grunn ikkje oppgitt. Legg til ein kort merknad. Registrer kunden si forklaring utan eigne tillegg. Ein annan leverandør betyr ikkje at prisen var lågare. Eit avgrensa budsjett betyr heller ikkje at kunden meinte arbeidet mangla verdi. Ta vare på skiljet mellom fakta og tolking.
Spør éin gong
Spør éin gong, høfleg og utan å starte salet på nytt: «Takk for at du sa frå. Dersom du vil dele det, var hovudgrunnen tidspunkt, omfang, budsjett eller noko anna?» Lat svaret vere frivillig. Dersom kunden ikkje ønskjer å forklare, noter det og avslutt oppfølginga. Ikkje hald fram med akseptpåminningar for å få ei meir tilfredsstillande forklaring til rapporten.
Gjer mønster til tiltak
Gå gjennom årsaker saman med tenestetype, tilbodsversjon og kundekontekst. Gjentekne omfangsproblem kan krevje betre spørsmål i starten; tidsproblem kan krevje tidlegare kontroll av kapasitet. Vis kor stor gruppa er. Nokre få kommentarar er signal å undersøkje, ikkje ein stabil prosentvis trend. Endre pris eller malar når samtalane støttar konklusjonen, og gi endringa ein ansvarleg person.
Prøv prosessen på reelle tilbod
Velj ti nyleg avslutta tilbod. Kontroller at resultatet stemmer med samtalen, og at årsaka blir støtta av kunden sine ord. Flytt gissingar til ein eigen intern hypotese. Vel eitt gjenteke problem, gi eit tiltak ein eigar og vurder neste samanliknbare gruppe etter endringa. «Grunn ikkje oppgitt» må vere eit gyldig resultat. Ein ryddig rapport skal aldri krevje oppdikta dokumentasjon. Ta vare på den opphavlege tilbakemeldinga slik at teamet kan kontrollere kategorien seinare.
Ofte stilt spørsmål
Korleis registrerer eg eit tilbod utan svar?
Som ingen respons etter den avtalte oppfølginga. Ikkje registrer prisavslag eller val av konkurrent utan ei påliteleg stadfesting av det resultatet.