Gå gjennom status, ansvarleg og neste handling, slik at opne avgjerder blir synlege og kunden får relevant oppfølging utan unødige påminningar.
Finn opne avgjerder
Den vekentlege gjennomgangen svarar på tre spørsmål: Kva er ope, kvifor er det ope, og kven gjer kva vidare? Start med tilbod som faktisk treng ei kundeavgjerd. Godteke arbeid som er overlevert, og avslutta avslag, skal ut av denne lista. Ta vare på lenkja til gjeldande versjon så teamet ikkje følgjer opp eit dokument som alt er erstatta.
Grupper etter handling
Grupper etter situasjon: ventar på første svar, ubesvart kundespørsmål, revisjon under arbeid, utsett til avtalt dato eller behov for gyldigheitskontroll. Gruppene treng forskjellige handlingar. Ein kunde som ventar på ei forklaring frå dykk, skal ikkje få ei akseptpåminning. Eit utsett tilbod med framtidig kontaktdato er ikkje forseinka berre fordi det har vore ope lenge. Sjå på avtalen, ikkje berre alderen.
Avtal ansvarleg og dato
Gi kvar aktuell registrering éin ansvarleg og ei datert handling. Erstatt «følg opp» med «svar på spørsmålet om tilgang», «godkjenn nye materiale» eller «avklar om oktober framleis passar». Har ein kollega alt ringt kunden, oppdater historikken før ei ny melding blir planlagt. Samordne fakta så to personar ikkje kontaktar same kunde uavhengig av kvarandre. Neste handling må vere tydeleg for heile teamet.
Lukk resultat og avklar unntak
Avslutt med å lukke avklarte registreringar og samle unntak som treng ei anna avgjerd. Kontroller om oppgåvene frå førre veke vart gjorde. Ei gløymd intern oppgåve treng ein eigar eller ein realistisk dato, ikkje automatisk ei ekstra kundemelding. Hald møtet kort ved å prioritere endringar og forfalne avtalte handlingar. Les heile historikken når han forklarer kva som bør skje vidare.
Prøv prosessen på reelle tilbod
Bruk seks felt: tilbodsreferanse, status, siste kundekontakt, ansvarleg, neste handling og frist. Ta fem registreringar frå førre gjennomgang og sjå etter dokumentasjon på utført handling. Ved uklar forseinking løyser de det interne hinderet før ei ny påminning blir godkjend. Tel registreringar utan eigar eller neste steg. Desse hola seier meir om prosessen enn talet på utsende meldingar. Lagre avgjerdene frå møtet der teamet kan finne dei når kunden svarar.
Ofte stilt spørsmål
Kva gjer vi med utsette tilbod i gjennomgangen?
Ta vare på den avtalte framtidige kontaktdatoen og lat påminningane vere stansa. Opne neste handling når datoen kjem eller kunden gir nye opplysningar.