De fleste sammenligninger stiller opp funksjonstabeller, og en funksjonstabell er ikke det som knekker i uke tre. Det som knekker er dagen planen endrer seg: et oppdrag drar ut, en tekniker blir syk, en akutt sak lander klokka 14, og timeplanen må bygges om på ti minutter fra en telefon. Velg for den dagen.
Trenger du programvare, og de tre spørsmålene om endring
Start med et ærlig spørsmål: trenger du programvare i det hele tatt? Én person med under ti besøk i uka, en kalender som fungerer og en notatbok som aldri har mistet et oppdrag, har ikke et planleggingsproblem. Vendepunktet er som regel tekniker nummer to, eller den første uka der to personer trengte å vite det samme samtidig.
Offline, historikk, og hvordan henvendelser kommer inn
Punkt én til tre handler om endring. Kan du flytte en booking på omtrent ti sekunder fra en telefon, med én hånd, stående i en gang? Viser verktøyet en konflikt før du lagrer framfor etterpå, inkludert kjøretiden mellom to oppdrag? Og kan du legge inn kjøre- og riggebuffer per tjeneste, så et oppdrag på 60 minutter ikke bookes som 60 minutter når det koster 90 fra dør til dør?
Spør om utgangen før du signerer
Punkt fire til seks handler om når kontoret ikke er der: virker det uten dekning, finnes det historikk per adresse og per maskin som teknikeren kan lese før han banker på, og ser du hvem som endret en booking og når. Punkt sju og åtte handler om kantene: kommer nye henvendelser inn i systemet, eller skriver noen dem av manuelt tre ganger om dagen — og hva ser kunden?
Test med en ekte uke, ikke en demo
Punkt ni og ti handler om utgangen, og leverandører liker dem dårlig, som er grunnen til å stille dem først. Kan du eksportere kunder, adresser, oppdragshistorikk og bilder i et format som faktisk lar seg importere et annet sted, og kan du teste det på en prøvekonto? Og hva skjer med dataene om du slutter å betale? Test så med en ekte uke som inkluderer en akuttsak, en avbestilling og et oppdrag som drar ut — ikke med en demo.
Test to finalister mot den samme vanskelige uka
Velg de to sterkeste kandidatene og kjør den samme uka gjennom begge, inkludert en akuttsak samme dag, én avbestilling, ett oppdrag som drar ut to timer, og en kunde som flytter to ganger. Tell hvor mange trykk en endring tok, og hvor ofte noen tydde til papir for å omgå verktøyet.
Test eksporten på prøvekontoen, ikke på tillit. Last ned dataene, åpne dem, og sjekk at kunder, adresser, oppdragshistorikk og bilder faktisk er der og henger sammen. En eksport som mister koblingen mellom oppdrag og adresse er ikke en eksport du kan flytte med.
Spør leverandøren skriftlig hva som skjer med dataene om du slutter å betale. Lesetilgang, et definert eksportvindu og en slettefrist er alle rimelige svar; et vagt svar er i seg selv svaret.
Ofte stilt spørsmål
Trenger små servicebedrifter planleggingsprogramvare?
Ikke alltid. Én tekniker med under ti besøk i uka og en kalender som fungerer har ikke et planleggingsproblem, og å innføre programvare for tidlig skaper som regel et system nummer to som ingen vedlikeholder. Vendepunktet er normalt tekniker nummer to, eller den første uka der to personer trengte den samme informasjonen samtidig.