En uppskjuten offert behöver ett överenskommet nästa datum och ett skäl att höra av sig. Byt upprepade påminnelser mot en enda användbar uppföljning.
Kom överens om när ni hörs
När kunden säger ”senare”, fråga om de har en månad, en milstolpe eller ett beslutsdatum i tankarna. Förklara att det hjälper er att slippa höra av er vid fel tillfälle. Registrera bara det de bekräftar; gör inte en vag möjlighet till en bokning eller ett utlovat startdatum.
Pausa den aktiva serien
Stoppa den aktiva påminnelseserien och registrera uppskjutningen skilt från ett nej. Håll ihop offertreferens, skäl om kunden gav något, nästa kontaktdatum och ansvarig kollega. Finns inget avtalat datum, fråga om kunden hellre återkommer själv när de är redo, i stället för att ni hittar på ett påminnelseschema.
Kontrollera offertens giltighet
Vid den avtalade tidpunkten, gå igenom offerten innan ni skriver. Material, lediga tider, tillträde och kundens behov kan ha ändrats. Har offerten gått ut, förklara att den behöver ses över före acceptans. Presentera inte en gammal summa eller en gammal tid som ett aktuellt erbjudande utan att ha bekräftat det.
Registrera nästa steg
Använd ett kort meddelande: ”Hej [namn], ni bad oss höra av oss i [månad] om [arbetet]. Är det fortfarande något ni vill planera in? Har tidplanen flyttat, säg till så uppdaterar vi vår notering.” Registrera ett tydligt nästa steg efter svaret: granska, boka, skjut upp med datum, eller stäng.
En praktisk kontroll före nästa åtgärd
Gå igenom uppskjutna offerter en gång i veckan. Leta efter förfallna avtalade kontakter, poster utan ansvarig, och poster som öppnats igen utan att giltigheten kontrollerats. Mät bekräftade nästa steg, inte antalet skickade påminnelser.
Vanlig fråga
Hur ofta ska jag kontakta en kund som skjutit upp en offert?
Följ den tidpunkt ni kommit överens om med kunden. Finns ingen överenskommen tidpunkt, fråga vad de föredrar. Undvik att gång på gång kontakta någon som redan förklarat att de inte är redo.