Avtal neste kontakt i stedet for å fortsette med gjentatte påminnelser etter en utsettelse.
Avtal neste kontakt
Spør om kunden har en måned, forutsetning eller beslutningsdato i tankene. Noter bare bekreftede opplysninger. Et mulig fremtidig oppdrag er ikke en bestilling.
Stans påminnelsene
Stans den aktive oppfølgingen. Registrer utsettelse separat fra avslag, med tilbudsreferanse, avtalt kontaktdato og ansvarlig person. Uten dato bør du spørre hvordan kunden ønsker videre kontakt.
Kontroller gyldigheten
Kontroller gyldigheten før du skriver igjen. Materialer, tilgang og kapasitet kan ha endret seg. Et utløpt tilbud må vurderes før det presenteres som et aktuelt tilbud.
Registrer neste steg
Skriv kort: «Du ba oss ta kontakt i [måned] om [arbeid]. Ønsker du fortsatt å planlegge dette?» Registrer deretter vurdering, bestilling, ny dato eller avslutning.
En praktisk kontroll før neste steg
Gå gjennom utsatte tilbud ukentlig. Se etter forfalte avtalte kontakter og manglende ansvarlige. Mål bekreftede neste steg fremfor antall meldinger.
Eksempel: Kunden vil gjøre arbeidet etter å ha fått nøklene og ber om kontakt neste måned. Registrer dette som en kontaktdato, ikke som arbeidsstart. Spør da om nøklene er mottatt og om omfanget fortsatt passer. Hvis forutsetningen flyttes igjen, avtal ny kontakt eller avslutt den aktive påminnelsen. Ikke start en ny rekke bare fordi den første er ferdig. Hver ny kontakt trenger en tydelig avtale og en ansvarlig person. En konkret tilbakemelding om tidspunktet er mer nyttig enn å registrere et oppdrag som kunden ennå ikke har bekreftet.
Bruk en reell registrering fra forrige uke som intern kontroll. Be en kollega finne gjeldende status og neste handling bare fra historikken. Hvis kollegaen må spørre avsenderen, legg de manglende opplysningene inn i registreringen.
Ofte stilt spørsmål
Hvor ofte bør jeg følge opp et utsatt tilbud?
Følg tidspunktet dere avtalte. Hvis ingen avtale finnes, spør hva kunden foretrekker. Unngå gjentatte meldinger når kunden allerede har sagt at de ikke er klare.