Slik følgjer du opp eit tilbod når kunden utset arbeidet

Avtal neste kontakt

Spør om kunden har ein månad, føresetnad eller avgjerdsdato i tankane. Noter berre stadfesta opplysningar. Eit mogleg framtidig oppdrag er ikkje ei bestilling.

Stans påminningane

Stans den aktive oppfølginga. Registrer utsetjing skilt frå avslag, med tilbodsreferanse, avtalt kontaktdato og ansvarleg person. Utan dato bør du spørje korleis kunden ønskjer vidare kontakt.

Kontroller gyldigheita

Kontroller om tilbodet er gyldig før du skriv igjen. Materiale, tilgang og kapasitet kan ha endra seg. Eit utgått tilbod må vurderast før det blir presentert som eit aktuelt tilbod.

Registrer neste steg

Skriv kort: «Du bad oss ta kontakt i [månad] om [arbeid]. Ønskjer du framleis å planleggje dette?» Registrer så vurdering, bestilling, ny dato eller avslutning.

Ein praktisk kontroll før neste steg

Gå gjennom utsette tilbod kvar veke. Sjå etter forfalne avtalte kontaktar og manglande ansvarlege. Mål stadfesta neste steg framfor talet på meldingar.

Døme: Kunden vil gjere arbeidet etter å ha fått nøklane og ber om kontakt neste månad. Registrer dette som ein kontaktdato, ikkje som arbeidsstart. Spør då om nøklane er mottekne og om omfanget framleis passar. Dersom føresetnaden blir flytta igjen, avtal ny kontakt eller avslutt den aktive påminninga. Ikkje start ei ny rekkje berre fordi den første er ferdig. Kvar ny kontakt treng ein tydeleg avtale og ein ansvarleg person. Ei konkret tilbakemelding om tidspunktet er meir nyttig enn å registrere eit oppdrag som kunden enno ikkje har stadfesta.

Bruk ei reell registrering frå førre veke som intern kontroll. Be ein kollega finne gjeldande status og neste handling berre frå historikken. Dersom kollegaen må spørje avsendaren, legg dei manglande opplysningane inn i registreringa.