Gå gjennom status, ansvarlig og neste handling, slik at åpne beslutninger blir synlige og kunden får relevant oppfølging uten unødige påminnelser.
Finn åpne beslutninger
Den ukentlige gjennomgangen svarer på tre spørsmål: Hva er åpent, hvorfor er det åpent, og hvem gjør hva videre? Start med tilbud som faktisk trenger en kundebeslutning. Godtatt arbeid som er overlevert, og avsluttede avslag, skal ut av denne listen. Behold lenken til gjeldende versjon så teamet ikke følger opp et dokument som allerede er erstattet.
Grupper etter handling
Grupper etter situasjon: venter på første svar, ubesvart kundespørsmål, revisjon under arbeid, utsatt til avtalt dato eller behov for gyldighetskontroll. Gruppene trenger forskjellige handlinger. En kunde som venter på en forklaring fra dere, skal ikke få en akseptpåminnelse. Et utsatt tilbud med fremtidig kontaktdato er ikke forsinket bare fordi det har vært åpent lenge. Se på avtalen, ikke bare alderen.
Avtal ansvarlig og dato
Gi hver aktuell registrering én ansvarlig og en datert handling. Erstatt «følg opp» med «svar på spørsmålet om tilgang», «godkjenn nye materialer» eller «avklar om oktober fortsatt passer». Har en kollega allerede ringt kunden, oppdater historikken før en ny melding planlegges. Avstem fakta så to personer ikke kontakter samme kunde uavhengig av hverandre. Neste handling må være tydelig for hele teamet.
Lukk resultater og avklar unntak
Avslutt med å lukke avklarte registreringer og samle unntak som trenger en annen beslutning. Kontroller om forrige ukes oppgaver ble gjort. En glemt intern oppgave trenger en eier eller en realistisk dato, ikke automatisk en ekstra kundemelding. Hold møtet kort ved å prioritere endringer og forfalte avtalte handlinger. Les hele historikken når den forklarer hva som bør skje videre.
Prøv prosessen på reelle tilbud
Bruk seks felt: tilbudsreferanse, status, siste kundekontakt, ansvarlig, neste handling og frist. Ta fem registreringer fra forrige gjennomgang og se etter dokumentasjon på utført handling. Ved uklar forsinkelse løser dere det interne hinderet før en ny påminnelse godkjennes. Tell registreringer uten eier eller neste steg. Disse hullene sier mer om prosessen enn antall utsendte meldinger. Lagre møtets beslutninger der teamet kan finne dem når kunden svarer.
Ofte stilt spørsmål
Hva gjør vi med utsatte tilbud i gjennomgangen?
Behold den avtalte fremtidige kontaktdatoen og la påminnelsene være stanset. Åpne neste handling når datoen kommer eller kunden gir nye opplysninger.