Acceptansen är början på utförandet. Ge planeringen den överenskomna omfattningen, uppgifter om tillträde och öppna frågor innan ni lovar ett besök.
Fastställ den accepterade versionen
Fastställ vilken offertversion som accepterats och vilka tillval som valts. Håll ihop kundens acceptans med omfattning, undantag och kommersiella villkor. Kom acceptansen per telefon, registrera vem som pratade, när, och vad de kom överens om; red ut varje oklarhet om det valda arbetet innan ni går vidare till planeringen.
Bekräfta uppgifterna om platsen
Kontrollera serviceadressen separat från faktureringsadressen. Bekräfta kontaktpersonen på plats, hur man kommer in, relevant utrustning, och allt annat teamet fortfarande behöver veta. Samla bara in de uppgifter som krävs för att ordna och utföra arbetet. En saknad uppgift om tillträde ska bli en tilldelad fråga, inte en gissning som skickas vidare till teknikern.
Kontrollera att utförandet är redo
Låt teamet som utför arbetet gå igenom längd, kompetenser, material och förutsättningar innan en tid erbjuds. Att en offert accepterats innebär inte att det finns ledig tid. Måste en del komma fram eller en besiktning göras först, gör det beroendet synligt och bestäm vem som ansvarar för att lösa det.
Bekräfta steget till planering
Skicka en bekräftelse som skiljer accepterat arbete från nästa steg i planeringen. Till exempel: ”Vi har registrerat att ni accepterat [referens]. Vi kontrollerar [beroende] och hör av oss senast [datum] för att boka in besöket.” Lova det datumet bara när någon äger det. När en tid väl är överenskommen, uppdatera kunden och den interna noteringen samtidigt.
En praktisk kontroll före nästa åtgärd
Använd en överlämningsnotering med sex fält: offertversion, accepterad omfattning, serviceadress, kontaktperson på plats, olösta beroenden och ansvarig för planeringen. Gå igenom varje ofullständigt fält innan ni bekräftar besöket.
Vanlig fråga
Betyder en accepterad offert att jobbet är bokat?
Bara om ett besök också är överenskommet och registrerat. Behandla acceptans, redo för planering och bekräftad bokning som tre skilda tillstånd, så att kunden får en korrekt förväntan.