Gi planleggingsteamet avtalt omfang, tilgang og åpne spørsmål før et besøk bekreftes.
Finn godtatt versjon
Identifiser godtatt versjon og valgte alternativer. Behold aksepten sammen med omfang og vilkår. Ved muntlig aksept noterer du hvem, når og hva som ble avtalt.
Bekreft opplysninger om stedet
Kontroller arbeidsadressen separat fra fakturaadressen. Bekreft kontakt på stedet, tilgang og relevant utstyr. Samle bare nødvendige opplysninger og gi manglende avklaringer en ansvarlig.
Kontroller forutsetningene
La teamet vurdere varighet, kompetanse, materialer og forutsetninger før dere tilbyr tid. Aksept bekrefter ikke kapasitet. Gjør nødvendige deler eller en forhåndsbefaring synlige i overleveringen.
Bekreft neste steg
Skill aksept fra bestilling: «Vi har registrert aksepten av [referanse] og kontakter deg innen [dato] for å avtale besøket.» Lov datoen bare når noen har ansvaret. Oppdater kunden og den interne registreringen når tiden er avtalt.
En praktisk kontroll før neste steg
Overlever seks felt: versjon, omfang, arbeidsadresse, kontakt, åpne forutsetninger og planleggingsansvarlig. Kontroller tomme felt før besøket bekreftes.
Eksempel: Kunden godtar hovedarbeidet, men en annen person åpner bygget. Overlever valgt omfang og avklar hvem som bekrefter tid og tilgang. Hvis bekreftelsen mangler, merk den som en åpen forutsetning. Den planleggingsansvarlige må se dette før besøket loves. Når tidspunktet er avtalt, legg kontakt, avtaler og nødvendige instruksjoner i oppdragsregistreringen. Teamet får dermed konkrete opplysninger i stedet for antakelser. Gi hvert spørsmål en eier og et tidspunkt for ny kontroll, slik at det ikke forsvinner mellom salg og utførelse. Ikke bruk kundens aksept som bevis for at tilgang allerede er ordnet.
Bruk en reell registrering fra forrige uke som intern kontroll. Be en kollega finne gjeldende status og neste handling bare fra historikken. Hvis kollegaen må spørre avsenderen, legg de manglende opplysningene inn i registreringen.
Ofte stilt spørsmål
Er oppdraget bestilt når tilbudet er godtatt?
Bare hvis besøket også er avtalt og registrert. Skill mellom aksept, klar for planlegging og bekreftet bestilling.