Übergeben Sie Umfang, Zugang und offene Voraussetzungen, bevor Sie einen Besuch bestätigen.
Angenommene Version bestimmen
Identifizieren Sie die angenommene Version und gewählten Optionen. Bewahren Sie die Zustimmung mit Umfang und Bedingungen auf. Dokumentieren Sie bei telefonischer Annahme Person, Zeitpunkt und Inhalt.
Einsatzdaten bestätigen
Prüfen Sie die Einsatzadresse getrennt von der Rechnungsadresse. Bestätigen Sie Ansprechpartner, Zugang und relevante Ausstattung. Erfassen Sie nur notwendige Angaben und weisen Sie fehlende Informationen einer Person zu.
Voraussetzungen prüfen
Lassen Sie Dauer, Qualifikation, Materialien und Voraussetzungen prüfen, bevor ein Termin angeboten wird. Eine Angebotsannahme bestätigt keine Verfügbarkeit. Machen Sie erforderliche Teile oder Vorbesichtigungen sichtbar.
Planungsschritt bestätigen
Trennen Sie Zustimmung und Terminbestätigung: „Wir haben Ihre Annahme von [Nummer] erfasst und melden uns bis [Datum] zur Terminvereinbarung.“ Zusagen brauchen einen Verantwortlichen. Aktualisieren Sie nach Terminvereinbarung Kunden und internen Datensatz.
Praktische Prüfung vor dem nächsten Schritt
Die Übergabe enthält sechs Felder: Version, Umfang, Einsatzadresse, Ansprechpartner, offene Voraussetzungen und Planungsverantwortlicher. Prüfen Sie Lücken vor der Bestätigung.
Beispiel: Der Kunde akzeptiert die Hauptleistung, aber eine andere Person öffnet das Gebäude. Übergeben Sie den gewählten Umfang und klären Sie, wer Zeit und Zugang bestätigt. Fehlt diese Bestätigung, markieren Sie sie als offene Voraussetzung. Der Planungsverantwortliche muss sie sehen, bevor ein Besuch zugesagt wird. Nach der Terminvereinbarung gehören Kontakt, Absprachen und notwendige Zugangshinweise in den Auftragsdatensatz. Das Team erhält damit konkrete Angaben statt einer Vermutung. Eine Rückfrage bekommt einen Namen und einen nächsten Prüftermin, damit sie zwischen Verkauf und Ausführung nicht verloren geht.
Nutzen Sie für die interne Kontrolle einen echten Datensatz aus der letzten Woche. Bitten Sie eine Kollegin oder einen Kollegen, den aktuellen Status und die nächste Aktion allein aus der Historie zu bestimmen. Ergänzen Sie fehlende Angaben.
Häufig gestellte Frage
Ist der Auftrag mit Angebotsannahme bereits terminiert?
Nur wenn ein Besuch zusätzlich vereinbart und dokumentiert wurde. Unterscheiden Sie Annahme, Planungsbereitschaft und bestätigten Termin.