En begäran om att ändra en offert är ett nytt beslut. Registrera vad som ändrades, bekräfta omfattningen, och håll en tydlig version för kunden att acceptera.
Red ut den efterfrågade ändringen
Fråga vad kunden vill ändra innan du rör priset. Gäller det specifikationen, mängden, tidplanen eller ett tillval? Skriv ner begäran med kundens egna ord. Är begäran otydlig, ställ en enda fokuserad fråga och låt den befintliga offerten stå oförändrad tills svaret kommer.
Godkänn omfattning och pris
Jämför det efterfrågade arbetet med den ursprungliga omfattningen. Gå igenom material, arbete, tillträde, undantag och beroenden. Ett billigare alternativ kan innebära ett annat resultat; förklara den skillnaden uttryckligen. Låt den som ansvarar för prissättningen godkänna revideringen, i stället för att låta ett påminnelsemeddelande antyda ett nytt kommersiellt åtagande.
Ersätt den gamla versionen
Skicka en version med egen referens och eget datum. Ange vilken tidigare offert den ersätter, lyft fram de ändrade posterna, och visa resulterande summa och villkor tillsammans. Behåll originalet i det interna registret. Pausa påminnelserna för den gamla versionen så att kunden inte kan få en uppmaning att acceptera ett dokument som inte längre gäller.
Registrera beslutet
Be om acceptans av den reviderade versionen och registrera svaret mot den referensen. Ett svar som ”ser bra ut” kan ändå lämna ett val olöst; bekräfta det valda alternativet innan ni bokar in arbetet. Skjuter kunden upp eller tackar nej, registrera det utfallet och stoppa påminnelserna om acceptans.
En praktisk kontroll före nästa åtgärd
Kontrollera innan du skickar en revidering: efterfrågad ändring, godkänd omfattning, godkänt pris, referens till det som ersätts, kundkontakt och nästa åtgärd. Ge en ansvarig i uppdrag att reda ut det som saknas.
Vanlig fråga
Ska en reviderad offert behålla den ursprungliga referensen?
Behåll en länk till originalet, men gör versionen omöjlig att förväxla. Kunden och teamet ska kunna se exakt vilken omfattning, vilken summa och vilka villkor som accepterades.