En tilbudsendring trenger et tydelig ønske, kontrollerte vilkår og én versjon kunden kan godta.
Avklar endringen
Avklar først om kunden vil endre materialer, mengde, tidspunkt eller et tilvalg. Noter ønsket med kundens egne ord. Still et konkret spørsmål ved uklarhet før du endrer prisen.
Godkjenn omfang og pris
Sammenlign ønsket med opprinnelig omfang. Kontroller arbeid, materialer, tilgang og unntak. Forklar om et rimeligere alternativ gir et annet resultat. La den prisansvarlige godkjenne endringen.
Erstatt gammel versjon
Send en datert versjon med tydelig referanse. Oppgi hvilket tilbud den erstatter, hva som er endret, og samlet pris og vilkår. Behold originalen og stans påminnelser om den gamle versjonen.
Registrer beslutningen
Knytt aksepten til den nye versjonen. Avklar valgte alternativer før planlegging. Registrer også utsettelse eller avslag, og avslutt den aktive påminnelsesrekken.
En praktisk kontroll før neste steg
Kontroller endringsønske, godkjent omfang, pris, versjon, kontakt og neste steg. Gi hver åpen avklaring en ansvarlig person.
Eksempel: Kunden vil fjerne et tilvalg og beholde hovedarbeidet. Kontroller om resultatet avhenger av tilvalget, og forklar konsekvensen før prisen godkjennes. Be deretter kunden godta den navngitte nye versjonen. Hvis kunden ringer med et nytt ønske, skal den tidligere aksepten ikke overføres automatisk. Avklar først det nye omfanget. Registrer hver beslutning med dato og ansvarlig person. Da arbeider teamet ut fra ett gyldig dokument, og et ubesvart spørsmål blir stående som en oppgave i stedet for å bli tolket som en avtale. Kontroller også at gamle påminnelser faktisk er stanset.
Bruk en reell registrering fra forrige uke som intern kontroll. Be en kollega finne gjeldende status og neste handling bare fra historikken. Hvis kollegaen må spørre avsenderen, legg de manglende opplysningene inn i registreringen.
Ofte stilt spørsmål
Bør det reviderte tilbudet beholde det gamle nummeret?
Behold koblingen til originalen, men merk versjonen tydelig. Kunden og teamet må kunne se hvilket omfang, hvilken pris og hvilke vilkår som ble godtatt.