Slik handterer du ei tilbodsendring utan å miste avtalt omfang

Avklar endringa

Avklar først om kunden vil endre materiale, mengd, tidspunkt eller eit tilval. Noter ønsket med kunden sine eigne ord. Still eit konkret spørsmål før du endrar prisen dersom noko er uklart.

Godkjenn omfang og pris

Samanlikn ønsket med det opphavlege omfanget. Kontroller arbeid, materiale, tilgang og unntak. Forklar om eit rimelegare alternativ gir eit anna resultat. Lat den prisansvarlege godkjenne endringa.

Erstatt gammal versjon

Send ein datert versjon med tydeleg referanse. Oppgi kva tilbod han erstattar, kva som er endra, og samla pris og vilkår. Ta vare på originalen og stans påminningar om den gamle versjonen.

Registrer avgjerda

Knyt aksepten til den nye versjonen. Avklar valde alternativ før planlegging. Registrer òg utsetjing eller avslag, og avslutt den aktive rekkja med påminningar.

Ein praktisk kontroll før neste steg

Kontroller endringsønske, godkjent omfang, pris, versjon, kontakt og neste steg. Gi kvart ope spørsmål ein ansvarleg person.

Døme: Kunden vil fjerne eit tilval og behalde hovudarbeidet. Kontroller om resultatet er avhengig av tilvalet, og forklar konsekvensen før prisen blir godkjend. Be så kunden godta den namngitte nye versjonen. Dersom kunden ringjer med eit nytt ønske, skal den tidlegare aksepten ikkje overførast automatisk. Avklar først det nye omfanget. Registrer kvar avgjerd med dato og ansvarleg person. Då arbeider teamet ut frå eitt gyldig dokument, og eit ubesvart spørsmål blir ståande som ei oppgåve i staden for å bli tolka som ein avtale. Kontroller òg at gamle påminningar faktisk er stansa.

Bruk ei reell registrering frå førre veke som intern kontroll. Be ein kollega finne gjeldande status og neste handling berre frå historikken. Dersom kollegaen må spørje avsendaren, legg dei manglande opplysningane inn i registreringa.