Eine Angebotsänderung braucht einen klaren Auftrag, geprüfte Konditionen und eine eindeutig erkennbare Version.
Änderungswunsch klären
Klären Sie zuerst, ob der Kunde Materialien, Menge, Termin oder eine Zusatzoption ändern möchte. Halten Sie den Wunsch fest und fragen Sie bei Unklarheiten nach, bevor Sie den Preis bearbeiten.
Umfang und Preis freigeben
Prüfen Sie Arbeitsaufwand, Materialien, Zugang und Ausschlüsse gegenüber dem ursprünglichen Umfang. Erklären Sie, wenn die günstigere Option ein anderes Ergebnis liefert. Lassen Sie den neuen Preis durch die zuständige Person freigeben.
Alte Version ersetzen
Versenden Sie eine datierte Version mit eigener Kennzeichnung. Nennen Sie das ersetzte Angebot, die Änderungen sowie Gesamtpreis und Bedingungen. Bewahren Sie das Original auf und stoppen Sie dessen Erinnerungen.
Entscheidung erfassen
Ordnen Sie die Annahme der neuen Version zu. Klären Sie eine noch offene Auswahl vor der Einsatzplanung. Erfassen Sie auch Verschiebung oder Ablehnung und beenden Sie dann die laufenden Erinnerungen.
Praktische Prüfung vor dem nächsten Schritt
Kontrollieren Sie Änderungswunsch, freigegebenen Umfang, Preis, Versionsnummer, Kontakt und nächsten Schritt. Weisen Sie offene Fragen einer verantwortlichen Person zu.
Beispiel: Der Kunde möchte eine Zusatzoption entfernen und die Hauptleistung behalten. Prüfen Sie, ob das Ergebnis von dieser Option abhängt, und erklären Sie die Konsequenz vor der Freigabe. Bitten Sie anschließend um Zustimmung zur benannten neuen Version. Kommt danach telefonisch ein weiterer Wunsch, übertragen Sie die alte Zustimmung nicht automatisch. Klären Sie zuerst den neuen Umfang. Halten Sie jede Entscheidung mit Datum und verantwortlicher Person fest. So arbeitet die Ausführung mit einer gültigen Grundlage statt mit zwei widersprüchlichen Dokumenten. Eine ungeklärte Frage bleibt eine Aufgabe und wird nicht stillschweigend als Zustimmung behandelt.
Nutzen Sie für die interne Kontrolle einen echten Datensatz aus der letzten Woche. Bitten Sie eine Kollegin oder einen Kollegen, den aktuellen Status und die nächste Aktion allein aus der Historie zu bestimmen. Ergänzen Sie fehlende Angaben.
Häufig gestellte Frage
Soll das geänderte Angebot dieselbe Nummer behalten?
Erhalten Sie die Verbindung zum Original, aber kennzeichnen Sie die Version eindeutig. Umfang, Preis und Bedingungen der Annahme müssen nachvollziehbar sein.