Offertkonvertering är andelen av de offerter du skickar som kunderna accepterar. Det är ett av få tal som kopplar ihop tiden du lägger på platsbesök och kalkyl med det arbete som faktiskt når planeringen. Mätt slarvigt döljer det däremot det verkliga skälet till att offerter förloras.
Räkna ut andelen likadant varje gång
Dela accepterade offerter med skickade offerter under samma period och multiplicera med 100. Skickade du 40 offerter i september och 14 accepterades är andelen 35 %. Räkna varje jobb en gång: en reviderad offert ersätter originalet i stället för att lägga till ännu en, och offerter som fortfarande väntar på svar ska redovisas för sig i stället för att räknas som förlorade. Att jämföra andelen i värde såväl som i antal visar om ni vinner de stora jobben eller bara de små.
Ta reda på var offerterna förloras
Ge varje offert som inte accepterades ett utfall: avböjd, utgången utan svar, uppskjuten, eller väntar fortfarande på svar. Var och en kräver sin egen åtgärd. Nej pekar mot pris, omfattning eller passform. Utgångna och obesvarade offerter pekar oftast mot uppföljningen: kunden fattade aldrig ett beslut för att ingen bad om ett. Titta även före offerten — förfrågningar som aldrig prissattes, eller offerter som räknades men aldrig skickades, är förluster som konverteringen inte visar.
Korta tiden till offert
En kund som bett flera företag om pris väljer ofta mellan de offerter som kommer först. Mät mediantiden från förfrågan eller platsbesök till skickad offert, och se vad som bromsar: mått som saknas, väntan på ett leverantörspris, eller en offert som skrivs sent på kvällen efter dagens sista jobb. Mallar för vanliga jobb, en fast prislista och en namngiven ansvarig för varje offert kortar den tiden utan att något görs slarvigt.
Följ upp varje offert likadant
Ofta förloras en offert till tystnad snarare än till en konkurrent. En konsekvent serie — en kontroll att offerten kommit fram, ett erbjudande att förklara ett alternativ, och en tydlig fråga innan den går ut — gör tystnad till ett svar. Stoppa serien så fort kunden svarar, och registrera utfallet så att nästa rapport blir riktig. Bättre uppföljning är oftast billigare än rabatt, eftersom den räddar beslut i stället för att ge bort marginal.
En månadsgenomgång av offerter i fyra tal
Skriv ner fyra tal en gång i månaden: skickade offerter, accepterade offerter, offerter som gick ut utan svar, och mediantiden i dagar från förfrågan till offert. De två första ger konverteringen; det tredje visar hur mycket bättre uppföljning skulle kunna rädda; det fjärde visar om snabbheten är problemet.
Ändra en sak i taget och följ månaden efter. Lägger ni till en uppföljning före utgången, titta på antalet utgångna. Börjar ni skicka offerter inom två arbetsdagar, titta på tid till offert och andelen accepterade tillsammans. Ändrar ni pris, mallar och uppföljning samtidigt går det inte att se vad som fungerade.
Vanlig fråga
Vad är en bra offertkonvertering för ett hantverksföretag?
Det finns inget tillförlitligt allmänt riktvärde: det beror på bransch, jobbstorlek, var förfrågningarna kommer ifrån och hur många företag kunden frågade. Rekommendationer och återkommande kunder konverterar oftast långt bättre än rena prisjämförelser. Jämför din andel med dina egna tidigare månader och per jobbtyp, och se ett stort antal obesvarade offerter som det tydligaste tecknet på utrymme att förbättra.