Tilbudskonvertering er andelen av tilbudene du sender som kundene godtar. Det er ett av få tall som kobler tiden brukt på befaringer og kalkulasjon til arbeidet som faktisk havner i kalenderen. Målt slurvete skjuler det likevel den egentlige grunnen til at tilbud går tapt.
Regn ut konverteringen likt hver gang
Del godtatte tilbud på sendte tilbud i samme periode og gang med 100. Sendte du 40 tilbud i september og 14 ble godtatt, er konverteringen 35 %. Tell hvert oppdrag én gang: et revidert tilbud erstatter det opprinnelige i stedet for å legge til et nytt, og tilbud som fortsatt venter på svar bør rapporteres for seg, ikke telles som tapt. Sammenlign også etter verdi, ikke bare antall — da ser du om du vinner de store jobbene eller bare de små.
Finn ut hvor tilbudene går tapt
Gi hvert tilbud som ikke ble godtatt et utfall: avslått, utløpt uten svar, utsatt eller fortsatt åpent. Hvert av dem trenger en annen løsning. Avslag peker mot pris, omfang eller match. Utløpte og ubesvarte tilbud peker som regel mot oppfølging: kunden tok aldri en beslutning fordi ingen spurte om en. Se også på det som skjer før tilbudet — henvendelser som aldri ble priset, eller tilbud som ble kalkulert men aldri sendt, er tap som konverteringen ikke viser.
Kort ned tiden til tilbud
En kunde som har bedt flere firmaer om pris, velger ofte mellom tilbudene som kommer først. Mål mediantiden fra henvendelse eller befaring til sendt tilbud, og se hva som bremser: manglende mål, venting på leverandørpris eller et tilbud som skrives sent på kvelden etter siste jobb. Maler for vanlige jobber, en standard prisliste og én navngitt ansvarlig per tilbud korter ned tiden uten å gå på bekostning av kvaliteten.
Følg opp hvert tilbud på samme måte
Ofte går et tilbud tapt til stillhet, ikke til en konkurrent. En fast rekkefølge — en sjekk av at tilbudet kom frem, et tilbud om å forklare ett valg, og et tydelig spørsmål før fristen løper ut — gjør stillhet om til et svar. Stopp rekkefølgen så snart kunden svarer, og registrer utfallet så neste rapport blir riktig. Bedre oppfølging er som regel billigere enn rabatt, fordi den henter tilbake beslutninger i stedet for å gi bort margin.
En månedlig tilbudsgjennomgang i fire tall
Skriv ned fire tall én gang i måneden: sendte tilbud, godtatte tilbud, tilbud som løp ut uten svar, og mediantallet dager fra henvendelse til tilbud. De to første gir konverteringen; det tredje viser hvor mye bedre oppfølging kan hente tilbake; det fjerde viser om farten er problemet.
Endre én ting om gangen og følg med neste måned. Innfører du en oppfølging før fristen, se på antallet utløpte tilbud. Begynner du å sende tilbud innen to arbeidsdager, se på tid til tilbud og godkjenning sammen. Endrer du pris, maler og oppfølging samtidig, kan du ikke vite hva som virket.
Ofte stilt spørsmål
Hva er en god tilbudskonvertering for en håndverkerbedrift?
Det finnes ingen pålitelig felles målestokk: det avhenger av fag, jobbstørrelse, hvor henvendelsene kommer fra og hvor mange firmaer kunden har spurt. Anbefalinger og faste kunder gir som regel langt høyere konvertering enn henvendelser fra anbudsportaler. Sammenlign med dine egne tidligere måneder og per jobbtype, og se mange ubesvarte tilbud som det tydeligste tegnet på forbedringspotensial.