Ob eine Anfrage „bereit zur Planung“ ist, entscheidet bei Lavenity nicht das Sprachmodell. Die Antwort steckt in der Leistungsvorlage: Vollständig ist ein Vorgang erst, wenn für jedes von Ihrem Betrieb als notwendig markierte Feld eine gültige Antwort gespeichert ist. Deshalb beginnt die Einführung eines KI-Frontoffice mit dem Katalog, nicht mit dem Prompt. Eine Leistung ohne Vorlage kann Ven zwar erkennen, aber nie zuverlässig zu Ende klären.
Ein Feld ist ein Schlüssel, ein Typ, eine Regel und eine genehmigte Frage
Jedes Qualifikationsfeld hat einen festen Schlüssel, eine verständliche Bezeichnung, einen Datentyp, die Kennzeichnung als Pflichtfeld, optional eine Validierungsregel und die genaue Frage, die Ven stellen darf. Zur Auswahl stehen Text, Zahl, Ja/Nein, Datum sowie einfache und mehrfache Auswahl. Die Datentypen sind mehr als Formulargestaltung: Zahlen und Daten lassen sich vor dem Speichern prüfen; Auswahlfelder machen aus freier Prosa klare Werte, auf die spätere Automatisierungen reagieren können.
Eine Vorlage für Heizungswartung zeigt das Prinzip. Der Anlagentyp ist Pflicht und als Auswahlfeld angelegt, weil die Disposition ohne ihn keinen passenden Techniker bestimmen kann. Hersteller und Modell bleiben optionale Textfelder: hilfreich, aber dem Kunden nicht immer bekannt und deshalb kein Grund, eine Buchung zu blockieren. Ein gewünschter Zeitraum kann Pflicht sein, ein Notizfeld fängt Besonderheiten auf, die keine Checkliste vorhersieht. Bezeichnungen und Fragen erscheinen in der Kundensprache, die internen Auswahlwerte bleiben sprachneutral.
Was eine freigegebene Rückfrage ermöglicht – und was die Katalogprüfung zeigt
Erst eine hinterlegte Frage erlaubt Ven, fehlende Angaben aktiv einzuholen. Ohne freigegebene Formulierung kann Ven die Leistung zuordnen und Informationen übernehmen, die der Kunde von sich aus nennt. Nach dem fehlenden Wert fragen darf er dann aber nicht. Die Katalogprüfung macht das sichtbar: Sie zeigt aktive Leistungen, Leistungen mit mindestens einem Pflichtfeld und Leistungen mit tatsächlich nutzbaren Fragen. Diese drei Zahlen erklären einen schwachen Qualify-Test oft schneller als Dutzende Gesprächsverläufe.
Der Editor schützt die Qualität der Daten. Schlüssel folgen einem einheitlichen Kleinbuchstabenformat und müssen innerhalb der Leistung eindeutig sein. Jedes Feld braucht eine Bezeichnung; Auswahlfelder lassen sich nicht ohne Optionen speichern. Ändern dürfen Vorlagen nur berechtigte Personen, denn jedes neue Feld verändert unmittelbar, welche Fragen Ven künftigen Kunden stellen darf.
Planbarkeit wird berechnet, nie vom Browser vorgegeben
Der Status „bereit“ wird immer auf dem Server berechnet. Grundlage sind die aktuelle Vorlage und die tatsächlich gespeicherten Antworten; eine vom Browser mitgeschickte Liste fehlender Felder wird nicht akzeptiert. Andernfalls könnte ein fehlerhafter oder manipulierter Client eine leere Anfrage als vollständig markieren. Der Termin würde gebucht, und der Datenfehler fiele erst an der Haustür auf statt in der Inbox.
Halten Sie die Vorlage so kurz, wie es die Disposition erlaubt
Halten Sie die Vorlagen in der Praxis kurz und ehrlich. Jedes Pflichtfeld ist eine Frage, die vor der Buchung beantwortet werden muss. Auch ein optionales Feld kostet Zeit, wenn später niemand die Antwort liest. Beginnen Sie mit den Angaben, ohne die Ihre Disposition keinen Einsatz planen würde. Lassen Sie die Leistung zunächst im Observe-Modus laufen und beobachten Sie, was Kunden ohnehin nennen. Weitere Fragen kommen erst hinzu, wenn echte Verläufe zeigen, dass die Information tatsächlich fehlt.
Bauen Sie die Vorlage aus zehn tatsächlich disponierten Aufträgen
Nehmen Sie zehn aktuelle Einsätze derselben Leistung und notieren Sie alles, was die Disposition vor der Zuweisung wissen musste. Das ist kein allgemeines Aufnahmeformular, sondern der Rohentwurf Ihrer Vorlage. Angaben, die in allen zehn Fällen vorkamen, sind mögliche Pflichtfelder. Einmalige Besonderheiten gehören eher in ein freies Notizfeld.
Machen Sie wiederkehrende Antworten zu Auswahlfeldern mit sprachneutralen internen Werten und gut lesbaren Bezeichnungen. Ein sauber gespeicherter Heizungstyp kann direkt mit Qualifikationen und Auswertungen verknüpft werden. Freitext müsste dagegen jedes Mal erneut gelesen und interpretiert werden.
Formulieren Sie jede Frage so, wie ein neuer Kollege sie am Telefon stellen sollte. Ven verwendet den Text wörtlich und stellt jeweils nur eine Frage. Eine vage Formulierung führt zu einer vagen Antwort, die Ihr Team später korrigieren muss – und genau diese Korrekturen entscheiden mit darüber, ob die Leistung für mehr Autonomie bereit ist.
Häufig gestellte Frage
Was macht einen Dienst bereit für die autonome Qualifizierung?
Drei Voraussetzungen werden in der Katalogprüfung sichtbar: Die Leistung ist aktiv, mindestens ein Feld ist als notwendig markiert und für jedes nötige Feld gibt es eine konkrete Rückfrage. Ohne diesen Fragetext kann Ven die Leistung erkennen und freiwillig genannte Angaben speichern. Die noch offenen Punkte darf er aber nicht eigenständig erfragen.